Laufende Projekte
Projektwissensmanagement
Problemstellung
Die effiziente und effektive Abwicklung von Projekten stellt für die gesamte Bandbreite der Organisationsformen von gewinnorientierten Unternehmen über gemeinnützige Einrichtungen bis hin zu Behörden in gleichem Maße eine Schlüsselstrategie zur Zielerreichung dar. Studien zufolge entfallen bei Unter- nehmen durchschnittlich etwa ein Drittel der Gesamtkosten auf Projekte. Zusätzliche Komplexität ergibt sich aus der parallelen Durchführung mehrerer Projekte sowie den daraus resultierenden Abhängigkeiten und Beziehungen.
Erste empirische Erkenntnisse der betriebswirtschaftlichen Forschung weisen darauf hin, dass der gezielte Know-how-Transfer aus und zwischen Projekten ein wesentlicher Erfolgsfaktor des (Multi-)Projektmanagements ist. Die Rolle des Wissensmanagement in der Projektabwicklung, das heißt das Generieren, Speichern, Verknüpfen und Wiederverwenden von
- Wissen innerhalb von Einzelprojekten (aktueller Zeitbezug; z. B. Arbeitspakete, fachliche/methodische Vorgehensweisen)
- Wissen über eine Gruppierung von Projekten (aktueller Zeitbezug ; z. B. Methoden des Multiprojektmanagements, Fähigkeitsprofile, Prozesse)
- Wissen aus der Durchführung vergangener Projekte (retrospektiv; z. B. gesammelte Erfahrungen, Problemlösungen, Abläufe und Strukturen)
ist allerdings bislang unzureichend erforscht.
Das Kernproblem des Wissensmanagements in Projektsituationen ist begrün- det durch die zeitliche Begrenztheit von Projekten und die dadurch bedingte Diskontinuität der Personalkonstellationen und Aufgabeninhalte. Das im Pro- jekt generierte Wissen geht in vielen Fällen mit der Auflösung der temporären Projektorganisationen verloren, ohne in den Wissensmanagementprozess und den organisationalen Lernprozess einzugehen. Dieses fragmentierte Wissen ist dann in parallelen und nachfolgenden Projekten nicht mehr rekonstruier- und aktivierbar, was unter anderem zu Doppelarbeit, sinkender Effizienz, höheren Kosten und Wiederholung vermeidbarer Fehler führen kann.
Zielsetzung der Studie
Die Studie soll umfassend und detailliert den Status Quo des Projektwis- sensmanagements in einem Querschnitt von Branchen und Projektarten erfassen, Wirkungs- und Erfolgszusammenhängen analysieren und die besonders erfolgreichen Vorgehensweisen und Erfolgsfaktoren identifizieren. Aufbauend auf dieser Grundlage sollen differenzierte Lösungsansätze und Gestaltungsempfehlungen für die effektive und effiziente Umsetzung des Projektwissensmanagements in der Unternehmenspraxis erarbeitet werden.
Kernfragen sind beispielsweise:
- Welche Barrieren und Hemmnisse für Projektwissensmanagement bestehen in der Praxis?
- Welche Faktoren sind für ein erfolgreiches Projektwissensmanagement entscheidend?
- Welche Kausalzusammenhänge bestehen zwischen der Ausprägung des Projektwissensmanagement und dem Multiprojekt-Erfolg eines Unternehmens?
- Inwiefern unterscheiden sich die Vorgehensweisen in verschiedenen Branchen und Projektarten? Lassen sich branchen- und projektartenabhängige Typologien und Muster des Projektwissensmanagements erkennen? Gibt es „beste Branchen“, von denen andere Wirtschaftszweige lernen können?
- Wie lässt sich Projektwissensmanagement in der Unternehmenspraxis effektiv und effizient ausgestalten?
Inhaltliche Schwerpunkte
- Organisation des PWM: organisatorische Einbettung, Formalisierung, Prozessgestaltung
- Wissenskultur: Gestaltungsfaktoren wie Anreize, Wissen zu teilen; Teamarbeit und Kommunikationsformen
- Lernen: PWM als Teil des organisationalen und individuellen Lernens
- Wirkungsvolle Instrumente, Tools und Methoden des PWM
- Einsatz von Informations- und Kommunikations-Systemen zur PWM-Unterstützung
Forschungsansatz
Die Studie folgt einem bewährten Vorgehen empirischer Forschung. Einer großzahligen, repräsentativen Fragebogenerhebung geht eine qualitativen Vorstudie mit Experten aus Praxis und Wissenschaft voraus. Im Rahmen der qualitativen Vorstudie sollen die im Vorfeld identifizierten Gestaltungsfaktoren und Variablen bei Interviews mit Experten diskutiert und dadurch verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden.
Mehrwert für Studienteilnehmer
Teilnehmer der Studie haben zum einen die Gelegenheit im Rahmen der Fragebogenbeantwortung der Managementpraktiken aus der Perspektive des Projektwissensmanagements zu reflektieren. Zudem erhalten Teilnehmer die Ergebnisse der Studie und – auf Wunsch – eine individualisierte Auswertung, die Antwort auf unter anderem folgende Fragen liefert:
- Wo steht Ihr Unternehmen bei der Umsetzung eines Projektwissensmanagements?
- Welche Hürden gilt es zu überwinden und welche Anfangsimpulse zu setzten?
- Was kann von guten Praktiken anderer Unternehmen gelernt werden?
- Wie lässt sich Projektwissensmanagement mit der Multi-Projektorganisation (PMO) bestmöglich verzahnen?
- Wie lässt sich ein möglicher Nutzen von Aktivitäten im Projektwissensmanagement messen und bewerten?
- Welche Anpassungen an Struktur, Organisation und Ablauf der Projekte sind aus Sicht des PWM sinnvoll?
- Welche Methoden und Instrumente lassen sich zur Umsetzung eines Projektwissensmanagements einsetzen?
Kooperationspartner
Das Competence Center Projektmanagement wird intensiv durch die Unternehmensberatung Horváth & Partners Management Consultants gefördert. Als weiterer Praxispartner ist Ralf v. Breitenbach Project Management an den Aktivitäten des Competence Centers Projektmanagement beteiligt.
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